Jak wybrać szkolenie z bezpieczeństwa dla firmy? 7 kryteriów dobrej decyzji
Dobre szkolenie z bezpieczeństwa nie zaczyna się od wyboru tematu z katalogu.
Najpierw trzeba ustalić, jakie sytuacje mogą rzeczywiście wydarzyć się w danej organizacji, kto będzie musiał na nie zareagować i czego pracownicy powinni potrafić po zakończeniu szkolenia.
Dopiero później można zdecydować, czy właściwą formą będzie e-learning, warsztat praktyczny, szkolenie scenariuszowe, ćwiczenie decyzyjne czy połączenie kilku metod.
Innych kompetencji potrzebuje pracownik recepcji, innych osoba odpowiedzialna za ewakuację, ochrona, kierownik zmiany czy członek kadry zarządzającej.
Różne są również warunki działania biura, urzędu, zakładu produkcyjnego, magazynu, placówki medycznej czy obiektu dostępnego dla dużej liczby osób zewnętrznych.
Dlatego warto patrzeć na szkolenie jako na element przygotowania organizacji, a nie pojedyncze wydarzenie oderwane od obiektu, procedur i odpowiedzialności ludzi.
Jeżeli chcesz najpierw zobaczyć pełny zakres programów RiskCom:
Szkolenia z bezpieczeństwa dla firm i instytucji →
W tym poradniku skupiamy się na innym pytaniu:
To samo szkolenie nie pasuje do każdej organizacji
Profil ryzyka zależy nie tylko od branży.
Znaczenie mają również sposób użytkowania obiektu, liczba pracowników, dostęp osób zewnętrznych, charakter wykonywanej pracy, system zmianowy, organizacja ochrony, istniejące procedury oraz odpowiedzialność poszczególnych grup.
W biurze istotne mogą być recepcja, goście, kontrola dostępu, agresja, ewakuacja lub wtargnięcie osoby niebezpiecznej.
W zakładzie produkcyjnym dochodzą do tego rozległy teren, podwykonawcy, strefy technologiczne, praca zmianowa i konieczność skoordynowania działań większej liczby osób.
W logistyce znaczenie mają dodatkowo kierowcy zewnętrzni, dostawy, ruch osobowo-materiałowy, rampy i strefy o różnym poziomie dostępu.
W urzędzie, placówce medycznej czy punkcie obsługi klienta jednym z istotnych problemów może być kontakt z osobą pobudzoną, agresywną lub zachowującą się w sposób nieprzewidywalny.
Szkolenie powinno odpowiadać środowisku, w którym uczestnik będzie później wykorzystywał zdobyte kompetencje.
Jak wybrać szkolenie z bezpieczeństwa? 7 najważniejszych kryteriów
Zacznij od zagrożenia, nie od nazwy szkolenia
Najpierw warto ustalić, jaki problem organizacja chce rozwiązać.
Czy pracownicy pierwszego kontaktu mierzą się z agresją?
Czy trzeba przygotować ludzi do ewakuacji i alarmowania?
Czy obiekt wymaga przygotowania na wtargnięcie osoby niebezpiecznej lub zdarzenie typu Active Shooter?
Czy problem dotyczy podejmowania decyzji przez management podczas sytuacji kryzysowej?
Im dokładniej zostanie określony problem, tym łatwiej dobrać właściwy program.
Określ, kogo naprawdę trzeba przygotować
Nie wszyscy pracownicy potrzebują identycznego zakresu.
Recepcja może potrzebować umiejętności rozpoznawania zagrożenia, alarmowania i obsługi osoby problemowej.
Kadra zarządzająca — podejmowania decyzji, eskalacji i komunikacji.
Osoby funkcyjne — znajomości swoich zadań podczas ewakuacji lub innego wariantu reagowania.
Ochrona — współpracy z użytkownikami obiektu, administracją i służbami.
Często lepszym rozwiązaniem jest kilka powiązanych modułów dla różnych grup niż jeden ogólny wykład dla całej organizacji.
Określ oczekiwany efekt
Przed szkoleniem warto odpowiedzieć:
co uczestnik ma wiedzieć albo potrafić po jego zakończeniu?
Jeżeli celem jest przekazanie podstawowej wiedzy dużej liczbie osób, właściwy może być e-learning.
Jeżeli pracownik ma przećwiczyć komunikację, decyzję lub zachowanie pod presją, potrzebny będzie komponent warsztatowy albo scenariuszowy.
Jeżeli chcemy zweryfikować współpracę kilku funkcji organizacji, samo szkolenie może być niewystarczające i potrzebne będzie ćwiczenie.
Sprawdź zgodność z procedurami
Nie powinno być sytuacji, w której uczestnik podczas szkolenia poznaje jeden sposób działania, a później znajduje w procedurze organizacji inną instrukcję.
Program powinien uwzględniać obowiązujące zasady alarmowania, odpowiedzialność, sposób komunikacji i realne możliwości obiektu.
Jeżeli procedury są nieaktualne albo nie odpowiadają rzeczywistemu sposobowi działania, szkolenie może tę niespójność ujawnić.
Dopasuj scenariusze do środowiska pracy
Agresja przy recepcji biurowca wygląda inaczej niż konflikt w urzędzie lub przy bramie zakładu produkcyjnego.
Podobnie ewakuacja z niewielkiego biura nie jest tym samym problemem organizacyjnym co reakcja kilku zmian pracujących w rozległym obiekcie przemysłowym.
Scenariusze powinny pomagać uczestnikowi odpowiedzieć:
co robię ja, komu przekazuję informację i jak moje działanie łączy się z reakcją całej organizacji?
Oceń kompetencje prowadzących
Przy szkoleniach dotyczących sytuacji wysokiego ryzyka znaczenie ma nie tylko umiejętność prowadzenia prezentacji.
Prowadzący powinien rozumieć zachowanie ludzi pod presją, sposób funkcjonowania procedur, odpowiedzialność poszczególnych ról oraz ograniczenia organizacyjne i przestrzenne konkretnego obiektu.
Doświadczenie ma wartość wtedy, gdy można je przełożyć na bezpieczne, realistyczne i wykonalne działania uczestników.
Oceniaj efekt, nie liczbę slajdów
Po szkoleniu uczestnik powinien lepiej rozumieć:
- jakie sygnały wymagają reakcji;
- jaka jest jego rola;
- kiedy alarmować lub eskalować informację;
- jakie działania może podjąć bezpiecznie;
- kiedy powinien się wycofać;
- komu przekazać informację;
- jak postępować zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji.
Samo przekazanie dużej ilości informacji nie oznacza jeszcze poprawy gotowości.
Szkolenie teoretyczne, praktyczne czy e-learning?
Nie ma jednej formy odpowiedniej dla każdego celu.
E-learning dobrze sprawdza się przy przekazywaniu podstawowej wiedzy, onboardingu, szkoleniach okresowych oraz przygotowaniu dużych lub rozproszonych zespołów.
Warsztat praktyczny ma większą wartość wtedy, gdy uczestnik powinien przećwiczyć komunikację, reakcję, zachowanie pod presją lub sposób działania w konkretnym środowisku.
Ćwiczenie scenariuszowe pozwala natomiast sprawdzić, czy ludzie, procedury i odpowiedzialność rzeczywiście tworzą spójny system.
Dla kadry zarządzającej właściwą formą może być także tabletop lub ćwiczenie decyzyjne, w którym uczestnicy otrzymują rozwijającą się sytuację i podejmują decyzje przy niepełnej informacji.
W wielu organizacjach dobrym rozwiązaniem jest model:
Nie oznacza to jednak, że każdy projekt musi zawierać wszystkie te elementy.
Zakres powinien pozostać proporcjonalny do ryzyka i oczekiwanego efektu.
Active Shooter – kiedy szkolenie z aktywnego napastnika ma uzasadnienie?
Zdarzenie typu Active Shooter / aktywny napastnik może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji, dlatego nie powinno być wykorzystywane jako sensacyjny temat szkoleniowy.
Decyzja o takim przygotowaniu powinna wynikać z oceny organizacji, sposobu użytkowania obiektu, liczby osób, dostępności dla osób zewnętrznych oraz potencjalnych konsekwencji zdarzenia.
Szczególne znaczenie może mieć w obiektach:
- dostępnych dla wielu osób zewnętrznych;
- posiadających liczne wejścia lub rozbudowaną przestrzeń;
- obsługujących interesantów lub klientów;
- zatrudniających dużą liczbę pracowników;
- o podwyższonym profilu zagrożenia wynikającym z charakteru działalności.
Program dla pracowników powinien koncentrować się przede wszystkim na rozpoznaniu zagrożenia, alarmowaniu, podejmowaniu bezpiecznych decyzji, ewakuacji lub innym właściwym wariancie ochronnym, komunikacji oraz współpracy ze służbami.
Nie chodzi o przygotowywanie pracowników do konfrontacji ze sprawcą.
Chodzi o to, aby w pierwszych minutach zdarzenia rozumieli sytuację, znali dostępne warianty działania i nie byli całkowicie zależni od improwizacji.
RiskCom realizuje szkolenia dotyczące aktywnego napastnika w ramach programów praktycznych:
Szkolenia antyterrorystyczne i Active Shooter →
Szkolenie powinno być zgodne z procedurami organizacji
Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie procedur i szkolenia jako dwóch niezależnych projektów.
Organizacja może posiadać dokument przygotowany kilka lat wcześniej, a późniejsze szkolenie prowadzone jest bez odniesienia do rzeczywistego sposobu alarmowania, odpowiedzialności i organizacji obiektu.
W efekcie pracownik zna ogólne zasady, ale nadal nie wie:
jaki komunikat obowiązuje w jego miejscu pracy, kto podejmuje decyzję, komu zgłosić zdarzenie i jakie działania są możliwe w konkretnym budynku.
Dlatego:
Jeżeli szkolenie lub ćwiczenie ujawnia sprzeczności, niejasności albo niewykonalne zapisy, jest to sygnał do ich poprawy.
Procedury bezpieczeństwa – opracowanie i wdrożenie →
Czy przed szkoleniem trzeba wykonać audyt?
Nie zawsze.
Jeżeli problem jest prosty i dobrze zdefiniowany, wystarczające może być ustalenie celu, poznanie grupy uczestników oraz analiza podstawowych informacji o obiekcie i obowiązujących zasadach.
W bardziej złożonych projektach warto jednak wcześniej sprawdzić środowisko, w którym pracownicy mają później działać.
Dotyczy to szczególnie szkoleń związanych z:
aktywnym napastnikiem, ewakuacją, zagrożeniami celowymi, działaniem ochrony, alarmowaniem albo współpracą kilku grup pracowników.
Wtedy znaczenie mogą mieć układ przestrzeni, strefy dostępu, organizacja recepcji, system alarmowania, ochrona oraz istniejące procedury.
Nie oznacza to, że każde szkolenie musi być poprzedzone pełnym audytem.
Zakres wcześniejszego rozpoznania powinien odpowiadać złożoności problemu.
Jak sprawdzić, czy szkolenie rzeczywiście poprawiło gotowość?
Ankieta satysfakcji mówi przede wszystkim, czy szkolenie zostało dobrze odebrane.
Nie odpowiada natomiast wprost na pytanie:
czy uczestnicy potrafią lepiej działać?
Weryfikacja może obejmować sprawdzenie wiedzy, pracę na scenariuszu, obserwację zachowania podczas ćwiczenia albo rozmowę z osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo po zakończeniu szkolenia.
Warto sprawdzić m.in.:
czy pracownicy rozumieją swoje role, czy potrafią przekazać właściwą informację, czy osoby funkcyjne znają zadania i czy przyjęte procedury są możliwe do wykonania.
W bardziej rozbudowanych projektach ćwiczenie może również ujawnić problemy, których nie było widać podczas samego szkolenia.
Dobre ćwiczenie nie służy udowodnieniu, że wszystko działa idealnie. Ma pokazać, co trzeba jeszcze poprawić.
Jedno szkolenie czy szerszy program?
Nie każda organizacja potrzebuje rozbudowanego programu bezpieczeństwa.
Jeżeli problem dotyczy jednej grupy i konkretnego zagrożenia, właściwie zaprojektowane szkolenie może być wystarczającym rozwiązaniem.
Przykładowo zespół recepcji może potrzebować praktycznego przygotowania do agresji i eskalacji zdarzenia bez budowania wokół tego wielomiesięcznego projektu.
Inaczej wygląda organizacja posiadająca wiele obiektów, setki pracowników i różne grupy odpowiedzialności.
Wtedy większą wartość może mieć połączenie:
Nie jest to jednak obowiązkowa ścieżka.
Najważniejsze jest dobranie rozwiązania proporcjonalnego do realnych potrzeb organizacji.
Najczęstsze błędy przy wyborze szkolenia z bezpieczeństwa
Najczęściej problemem nie jest brak dostępnych programów, ale niewłaściwy sposób ich wyboru.
Do typowych błędów należą:
- wybór szkolenia wyłącznie na podstawie atrakcyjnego tematu;
- identyczny program dla wszystkich grup pracowników;
- brak odniesienia do procedur i konkretnego obiektu;
- oczekiwanie praktycznych kompetencji po samym wykładzie;
- nadmierne wykorzystanie scenariuszy sensacyjnych;
- brak jasnego celu szkolenia;
- brak późniejszej weryfikacji tego, czego uczestnicy rzeczywiście się nauczyli.
Dobre szkolenie nie musi być najbardziej spektakularne.
Powinno być użyteczne, proporcjonalne do ryzyka i możliwe do zastosowania w rzeczywistym środowisku pracy.
Najczęstsze pytania o wybór szkoleń z bezpieczeństwa
Jakie szkolenie z bezpieczeństwa wybrać dla pracowników?
Najpierw należy określić zagrożenia i rolę danej grupy.
Dla recepcji priorytetem może być agresja, osoby nieuprawnione i alarmowanie. Dla ogółu pracowników — podstawowe zasady reagowania i ewakuacji. Dla managementu — podejmowanie decyzji i reagowanie kryzysowe. W organizacji o odpowiednim profilu ryzyka uzasadnione może być także przygotowanie na aktywnego napastnika.
Czy szkolenie praktyczne zawsze jest lepsze od e-learningu?
Nie.
Forma powinna wynikać z oczekiwanego efektu. E-learning dobrze przekazuje i utrwala wiedzę. Warsztat i ćwiczenie mają większe znaczenie tam, gdzie potrzebna jest praktyczna reakcja, komunikacja lub podejmowanie decyzji pod presją.
Czy szkolenie powinno być dopasowane do konkretnego obiektu?
Im bardziej szkolenie dotyczy realnego reagowania, tym większe znaczenie ma znajomość obiektu, procedur, alarmowania i podziału odpowiedzialności.
Nie każdy kurs wymaga pełnej personalizacji, ale uczestnik nie powinien uczyć się rozwiązań niemożliwych do zastosowania w swoim miejscu pracy.
Czy szkolenie Active Shooter jest potrzebne każdej firmie?
Nie.
Takie przygotowanie powinno wynikać z profilu ryzyka organizacji i obiektu. Nie ma uzasadnienia, aby automatycznie proponować identyczny zakres każdej firmie.
Jak często powtarzać szkolenia?
Nie ma jednego uniwersalnego okresu.
Znaczenie mają rodzaj zagrożenia, rotacja personelu, zmiany procedur, przebudowa obiektu, doświadczenia z incydentów oraz wyniki ćwiczeń i wcześniejszych szkoleń.
Jak dobrać szkolenie do swojej organizacji?
Najlepszym punktem wyjścia nie jest pytanie:
„Jakie szkolenia macie w katalogu?”
Lepsze brzmi:
„Do jakich sytuacji musimy przygotować naszych ludzi i czego powinni potrafić po szkoleniu?”
Dopiero wtedy można określić właściwy temat, uczestników, formę i poziom praktyczności.
RiskCom przygotowuje szkolenia dla firm, instytucji i administracji w oparciu o charakter organizacji, środowisko pracy, rolę uczestników i scenariusze istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa.
Projekt może obejmować pojedyncze szkolenie albo szersze przygotowanie obejmujące procedury i ćwiczenia.